Rentabilité par chantier : QuickBooks sait déjà le faire

« Je sais que l’entreprise est rentable. Je ne sais pas quels chantiers le sont. » Cette phrase, on l’entend dans presque toutes les entreprises de construction de moins de cinquante employés.

Elle est presque toujours fausse. Pas la première partie : la seconde. Dans neuf cas sur dix, la donnée existe déjà dans QuickBooks, elle est simplement répartie sur deux mécanismes différents que personne n’a reliés.

Les deux façons de ventiler dans QuickBooks

QuickBooks Online offre deux chemins pour rattacher une transaction à un chantier, et beaucoup d’entreprises en utilisent un sans savoir que l’autre existe.

Les Catégories et les Emplacements (Class et Location). C’est une fonctionnalité optionnelle, à activer dans les paramètres avancés. Elle ajoute un champ libre sur chaque ligne de transaction. Puissante, mais désactivée par défaut, et donc absente chez la majorité des PME.

La hiérarchie client et projet (Customer et Job). Un chantier est créé comme un sous-client du donneur d’ordre. Cette fonction est active par défaut et beaucoup l’utilisent sans y penser, simplement parce que c’est la façon naturelle de nommer les choses : « Groupe Untel : 23-670 Projet Block ».

Ces deux mécanismes vivent à des endroits différents de la base. Un outil d’analyse qui ne regarde que le premier conclura que rien n’est ventilé, alors que le second est renseigné sur la majorité du chiffre d’affaires.

Nous avons fait cette erreur. Un de nos contrôles annonçait à un client que la rentabilité par chantier était impossible chez lui. Après vérification, trois quarts de son revenu portaient un chantier identifié, par la hiérarchie client et projet. Le contrôle regardait le mauvais champ. C’est corrigé, et c’est une bonne illustration du fait qu’un chiffre faux adressé à un client coûte plus cher qu’un chiffre absent.

Où la ventilation casse vraiment

Une fois le bon mécanisme lu, le portrait devient plus précis, et plus utile. Le revenu est presque toujours bien ventilé : on facture un client, et le client est le chantier.

Ce sont les coûts qui posent problème, et pas tous de la même façon :

Type de coût	Ventilation observée
Matériaux et sous-traitance facturés au chantier	très bonne, souvent au-dessus de 90 %
Main-d’œuvre affectée	bonne, quand les feuilles de temps sont saisies
Location d’équipement	variable, selon qui saisit la facture
Assurances, permis, frais de chantier généraux	faible
Frais généraux (administration, comptabilité, bureau)	quasi nulle, et c’est normal

La dernière ligne mérite une précision, parce qu’elle est source de mauvaises décisions : les frais généraux ne doivent pas être ventilés par chantier, en tout cas pas dans la comptabilité. Ils appartiennent à l’entreprise. Les répartir arbitrairement au prorata du revenu donne une marge par chantier qui a l’air précise et qui ne veut rien dire.

La question à poser à votre teneur de livres

Elle tient en une phrase : « quand une facture fournisseur arrive pour un chantier précis, est-ce que le chantier est saisi sur la ligne ? »

Si la réponse est oui, votre rentabilité par chantier est calculable aujourd’hui, sans logiciel supplémentaire. Si elle est non, le correctif est une convention de saisie, pas un projet informatique.

Il existe un cas particulier fréquent en construction : la refacturation. Quand vous refacturez une dépense à un client, QuickBooks vous propose de marquer la ligne comme facturable et d’y attacher le client. Cette manipulation, faite par réflexe pour pouvoir refacturer, rattache aussi le coût au chantier. Beaucoup d’entreprises ventilent donc leurs coûts sans le savoir, comme monsieur Jourdain.

Ce que ça donne une fois relié

Le chiffre qui compte n’est pas la marge du chantier terminé, c’est l’écart entre la marge prévue et la marge constatée, chantier par chantier, pendant qu’il est encore en cours. Un chantier qui dérive se voit à la troisième facture fournisseur, pas à la réception des travaux.

C’est là que la ventilation cesse d’être un exercice comptable et devient un outil de direction.