Vos créances vieillissent plus vite que votre trésorerie ne baisse

Si vous ne deviez suivre qu’un seul indicateur en plus de votre solde bancaire, ce serait celui-là : la part de vos comptes clients qui dépasse 90 jours.

Ce n’est pas le plus élégant. C’est le plus précoce.

Pourquoi il prévient avant le compte bancaire

Une créance qui vieillit ne coûte rien tout de suite. Le mois où une facture passe de 60 à 90 jours, rien ne se produit : vous continuez à payer vos fournisseurs, la paie sort, le compte descend un peu, comme d’habitude.

L’effet arrive plus tard, et d’un coup. Quand plusieurs créances vieillissent en même temps, l’encaissement moyen se décale de quelques semaines, et ce décalage se cumule mois après mois. Le compte bancaire ne le montre que lorsque le décalage cumulé dépasse le coussin de trésorerie.

Entre le moment où l’âge des créances se dégrade et celui où le compte le reflète, il s’écoule typiquement six à huit semaines. Ce sont six à huit semaines de décisions possibles, à condition de regarder le bon chiffre.

Le seuil qui compte n’est pas absolu

« 150 000 $ de créances de plus de 90 jours », en soi, ne veut rien dire. Deux comparaisons rendent le chiffre lisible :

Contre le total des créances. Une part de 20 % est courante en construction, où les retenues contractuelles sont la norme. Une part de 55 % signale autre chose.

Contre votre encaisse. C’est la comparaison qui parle à tout le monde : quand les créances anciennes dépassent le solde du compte, votre entreprise finance ses clients avec sa propre trésorerie. Formulée ainsi, la phrase change les conversations en réunion.

Distinguer trois populations qui n’ont rien à voir

L’erreur la plus fréquente est de traiter l’encours ancien comme un bloc. Il contient au moins trois choses différentes :

1. Les retenues contractuelles. En construction, 10 % du contrat retenus jusqu’à la fin des travaux. Elles sont vieilles par nature, elles ne sont pas en retard, et les relancer fait perdre du temps et de la crédibilité.
2. Les vrais retards. Un client qui devait payer à 30 jours et qui est à 120. C’est là que le recouvrement a du sens.
3. Les régularisations comptables. Des écritures de bilan qui traînent dans le compte clients et qui ne correspondent à aucune créance commerciale. Elles gonflent l’encours sans rien représenter, et elles se soldent par une écriture, pas par un appel.

Un encours ancien de 150 000 $ dont 90 000 $ sont des retenues et 20 000 $ une vieille régularisation, c’est en réalité 40 000 $ à relancer. Ce n’est pas la même réunion.

Ce qu’on fait de ce chiffre

Trois gestes, par ordre de rendement :

• Nommer les cinq plus grosses créances anciennes et leur date d’origine. La liste tient sur un tiers de page et elle rend le problème concret.
• Vérifier si elles se concentrent sur un client. Un seul client à 40 % de l’encours ancien n’est pas un problème de recouvrement, c’est un problème de dépendance, et il se traite autrement.
• Provisionner ce qui doit l’être. Une créance de plus de six mois chez un client qui ne répond plus n’est pas un actif, et la porter au bilan comme tel fausse tous vos ratios.

Le rapport avec la projection

Une projection de trésorerie qui suppose que vos clients paient à leurs conditions contractuelles est une fiction polie. Celle qui utilise leur délai observé, client par client, donne un résultat nettement moins agréable et beaucoup plus utile.

C’est souvent le premier écart que nos clients constatent entre ce qu’ils croyaient et ce que les données disent.